КЭДО: как внедрить электронный кадровый документооборот

Что входит в КЭДО и какие документы исключены

Статьи 22.1–22.3 ТК РФ регулируют электронный кадровый документооборот. Работодатель выбирает систему и вводит порядок её использования. Важны не только электронный файл и подпись, но и фиксация получения документа, доступ к нему и хранение.

Для этого режима предусмотрены исключения. Правила статей 22.1–22.3 не распространяются, в частности, на приказ об увольнении, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае по установленной форме и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Отмечайте исключения в перечне до настройки маршрутов.

Составьте список сценариев

Сделайте таблицу «документ — участники — действие — результат». Не смешивайте в одной строке создание документа, ознакомление и подписание. У них могут быть разные участники и требования. Добавьте исключения: сотрудник недоступен, подпись не проходит проверку, документ возвращён на исправление или работник запросил копию.

До запуска работодатель принимает локальный акт о КЭДО с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в установленном порядке. В нём указывают используемую систему, перечень электронных документов, категории работников, срок уведомления и дату введения — не раньше окончания этого срока. После этого для пилота выбирают небольшую группу допустимых документов и проверяют весь маршрут от создания до хранения.

Согласие работников и виды электронной подписи

По общему правилу переход работника на взаимодействие через КЭДО требует письменного согласия. Исключение касается принимаемых после 31 декабря 2021 года лиц, у которых на эту дату не было трудового стажа. Для остальных отсутствие согласия не позволяет работодателю просто прекратить выдавать бумажные документы.

Правила подписания зависят от системы, стороны и документа. Перед запуском сопоставьте их со статьёй 22.3 ТК РФ и настройками выбранного решения. В инструкции работника покажите вход, получение, подписание и обращение за помощью. Проверьте все действия на вымышленном документе, включая возврат на исправление.

Проверьте хранение и доступ

Документ нужен не только в момент подписания. Продумайте, кто сможет найти его позднее, как предоставляется копия и что произойдёт при смене ответственного сотрудника или сервиса. В требованиях к системе важно описать не просто наличие кнопки скачивания, а состав выгрузки и возможность проверить результат.

Попросите показать маршрут на учебном документе: создание, прохождение действий, завершённый экземпляр и его выгрузку. Затем проверьте права доступа. Человек, которому документ не предназначен, не должен получать его только потому, что состоит в общей рабочей группе. Учебные примеры не должны содержать реальные персональные данные.

Как проверить пилот перед общим запуском

Выберите один допустимый кадровый процесс, небольшую группу участников и критерии успешного прохождения. Пройдите создание документа, проверку, подписание, получение и выгрузку. Затем проверьте исключение: ошибка подписи, возврат или недоступность участника. Завершённый документ и незавершённую задачу должно быть легко различить.

Разделите обнаруженные проблемы на правила, обучение и техническую работу. Непонятную инструкцию исправляет владелец процесса; ошибку доступа или подписи разбирают с ответственным за систему. Повторите тот же маршрут после исправления. Регистрация сотрудников в сервисе показывает подключение, а выполнение маршрута — готовность документооборота.

Вопросы по теме