Номенклатура дел: как составить и проверить проект

Какие документы собрать для проекта

Начните с рабочих процессов подразделений: договоры, приказы, переписка, отчёты и другие документы, которые они создают или получают. Уточните вид, владельца, наличие оригиналов и копий, бумажную и электронную форму. Правила организации архивной работы закреплены приказом Росархива №77; конкретный порядок зависит от статуса и документов организации.

Допустим, в папке «Отдел» лежат договоры, служебная переписка и копии приказов. Сначала опишите эти группы отдельно. Это позволит решить, какие дела нужны, где хранятся оригиналы и что дублируется. Одинаковое место на диске не означает одинаковый срок хранения.

Заголовки и индексы дел

Заголовок должен объяснять состав дела. Вместо «Разное» укажите вид документов и вопрос, к которому они относятся. Период и подразделение добавляйте там, где они помогают различить группы. Из заголовка должно быть понятно, куда отнести новый документ и где найти уже сформированное дело.

Индекс связывают с принятой системой подразделений и последовательностью дел. Проверьте, не обозначен ли один комплект как оригинал одновременно у двух владельцев. Если это разные экземпляры или копии, их статус должен быть понятен. Индекс помогает учёту, а содержание и срок определяют по документам.

Проверьте срок по виду документа

Для типовых управленческих документов срок определяют по применимому перечню Росархива №236 с учётом вида документа, статьи и примечаний. Рядом со сроком укажите основание выбора. Для отраслевых документов отдельно проверьте специальные требования; похожий заголовок не доказывает одинаковый срок.

Один заголовок «кадровые документы» слишком широк для назначения срока. Разделите виды документов и выясните условия применения соответствующей статьи. Число в чужой таблице не переносите без проверки. При неизвестном сроке оставьте задачу ответственному специалисту вместо догадки.

Как проверить полноту проекта

Номенклатуру организации составляют на основе номенклатур подразделений, включая электронные и смешанные дела. По пункту 11 Правил №77 её разрабатывают в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией организации, утверждают у руководителя и вводят с 1 января следующего года. Согласование с архивной экспертно-проверочной комиссией зависит от статуса организации. По окончании года оформляют итоговую запись о количестве заведённых дел.

Например, в отделе есть договоры, но в проект попала только переписка. Для пропущенной группы нужно определить заголовок, владельца и основание срока. Затем предложите сотруднику распределить несколько новых документов по проекту: непонятный выбор покажет, где заголовки или границы дел нужно уточнить.

Когда можно рассматривать уничтожение

Окончание срока хранения само по себе не означает разрешение удалить папку. Нужно проверить применимые правила экспертизы ценности и оформление выделения документов к уничтожению. Отдельно учитывают документы, передаваемые на архивное хранение, и установленный для них порядок.

Разделите маршрут: завершение делопроизводства, формирование дела, подготовка к передаче, приём и дальнейший учёт. Для электронного дела также нужны понятный состав и управление. Если срок или категория не установлены, вопрос остаётся на проверке; догадку нельзя подставлять в основание уничтожения.

Вопросы по теме